Enkapsulasi Jaga Keaslian dan Hindari Kerusakan Berkas Arsip

(Baliekbis.com), Untuk memberikan pemahaman cara merawat arsip kepada masyarakat khususnya anak muda, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Bersama Pemkot Denpasar melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar memberikan sosialisasi tentang cara merawat arsip dengan cara enkapsulasi kepada puluhan siswa-siswi SMPN 1 Denpasar Senin (12/8) di SMPN 1 Denpasar.

Bidang Pengelolaan Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar Desak Putu Urati mengatakan, ANRI telah menunjuk Pemerintah Kota Denpasar sebagai pilot project terhadap layanan arsip masyarakat dan keluarga seluruh Indonesia. Untuk mensukseskan pogram tersebut pihaknya memilih SMPN 1 Denpasar sebagai tempat dilaksanakan sosialisasi perawatan arsip dengan cara enkapsulasi. Mengingat sekolah ini sangat bersejarah dan memiliki segudang prestasi.

Menurutnya pembinaan tentang merawat arsip sejak dini penting diberikan untuk menyelamatkan arsip miliknya atau keluarganya sendiri. Mengingat salah satu poin dari pada arsip itu adalah dokumen terhadap pemilikan seperti ijasah dan lain sebagainya. ‘’Sehingga selain memberikan teori cara enkapsulasi,  ANRI juga memberikan layanan enkapsulasi sebanyak 320 ijazah siswa SMPN 1 Denpasar yang lulus tahun 2019 ini,’’ ungkapnya.

Kasubdit Restorasi ANRI AA Gede Sumardika mengatakan, Arsip merupakan bagian penting bagi masyarakat dan juga bangsa dan negara. Untuk menjaga keutuhan file yang diarsipkan, kebanyakan masyarakat mengambil langkah dengan cara laminating. Namun demikian, langkah tersebut sangat salah karena Lapisan laminating merekat pada dokumen dan sulit atau hampir tidak bisa dilepaskan sehingga merusak arsip itu sendiri.

Adapun langkah yang baik dilaksanakan untuk keamanan arsip adalah dengan motode  enkapsulasi,  dimana metode ini diberikan  untuk melatih masyarakat agar bisa merawat arsip dengan cara mandiri. “Enkapsulasi adalah cara merawat arsip yang paling bagus dibandingkan laminating,” ujarnya.

Ia menjelaskan menjaga arsip dengan enkapsulasi keasliannya lebih terjamin dari pada dengan metode laminating, bahkan untuk jangka lama enkapsulasi lebih bagus. Tidak hanya itu ketika ada bencana arsip yang di enkapsulasi bisa diperbaiki. “Untuk itu agar terhindar dari permasalahan ini diharapkan menggunakan teknik Enkapsulasi yang artinya pelapisan dokumen dengan plastic polyster film,” ujarnya.

Tidak hanya itu menggunakan metode enkapsulasi bahan tidak melekat dengan dokumen setelah proses selesai, dokumen mudah dilepas dan di ambil apabila diperlukan, resiko kerusakan sangatlah kecil apabila gagal dalam proses dan keaslian dokumen terjamin.

Alat enkapsulasi juga sangat mudah, pertama bahan yang diperlukan : Plastic Polyster film, Perekat Double Tape. kedua alat yang dibutuhkan : Cutter, Penggaris Logam, Gunting, Meja Kaca, Pemberat, Mesin Sealer

Salah satu Siswa kelas IX, I Gede Aditya Arimbawa mengaku senang bisa mengikuti sosialisasi enkapsulasi ini. Menurutnya dengan mengikuti  pihaknya bisa mengetahui cara menjaga dan merawat arsip yang benar. Sehingga kedepannya keasliannya bisa terjamin. “Kegiatan ini sangat bagus semoga semua anak  dan masyarakat bisa mengetahui metode ini,’’ ungkapnya. (ayu)